De Archiefwet verplicht overheidsorganisaties om informatie tijdig te vernietigen of over te dragen aan een archiefinstelling. In de praktijk blijkt dat makkelijker gezegd dan gedaan. Bij veel gemeenten draait het vernietigingsproces nog op Excel-lijstjes, losse e-mails en handmatige goedkeuringsrondes. Dat kost niet alleen veel tijd, het is ook foutgevoelig en lastig te verantwoorden.

Waarom het anders moet

De archivaris en proceseigenaar verdienen beter. De Archivaris zit nu eindeloos in Excel te turven, mailt beoordelaars na en houdt handmatig bij wie wat heeft goedgekeurd. Erna moet de proceseigenaar een hele lange lijst door akkeren waar alle dossiers hem én collega’s in staan. Dat is niet alleen frustrerend, het is ook tijdrovend risicovol. De Archiefwet, de Woo en de AVG eisen namelijk dat je het goed regelt, ongeacht in welk systeem je informatie staat. Wie dat niet kan aantonen, staat bij een audit met lege handen.

Één proces over al je bronsystemen

De behoefte is duidelijk: een vernietigingsproces dat niet afhankelijk is van één systeem, maar werkt over alle informatiesystemen heen. Corsa Archiefbeheer is daar de praktische invulling van. De applicatie verbindt zich via open standaarden, zoals ZGW-API’s en ZSDMS, maar ook via Microsoft-integraties en webservices, met al je bronsystemen tegelijk. Denk aan Corsa, OpenZaak, iBurgerzaken en SharePoint.

Wat dat concreet betekent: in plaats van losse lijstjes per systeem werk je vanuit één centrale plek waar je batches samenstelt en beheert. Zo houd je overzicht, ook als je informatie verspreid staat over tientallen bronnen.

Zelfstandige beoordeling, zonder mailverkeer

Een tweede knelpunt in de huidige werkwijze is de afhankelijkheid van handmatig mailverkeer. Vakafdelingsmedewerkers weten vaak niet wat er van hen verwacht wordt, en de archivaris bewaakt het proces vanuit een overvolle inbox.

Corsa Archiefbeheer pakt dat anders aan. Beoordelaars krijgen hun dossiers direct toegewezen in de applicatie en kunnen daar zelfstandig per dossier goed- of afkeuren. Ze hebben direct inzage in het dossier zelf, zodat ze een onderbouwde beslissing kunnen nemen. Het resultaat is dat het beoordelingsproces niet langer wacht op mailwisselingen, maar gewoon doorloopt.

Verantwoording zonder extra werk

Zodra alle goedkeuringen binnen zijn, voer je de vernietiging of overdracht uit. En omdat elke handeling automatisch wordt vastgelegd, staat het complete verantwoordingsdossier, met verklaringen, lijsten en bewijsstukken direct klaar. Niet als sluitstuk van weken administratie, maar als logisch resultaat van het proces zelf.

Dat maakt een wezenlijk verschil bij een audit. Je hoeft niet meer te reconstrueren wat er is gebeurd en door wie. Alles staat gedocumenteerd, precies zoals de Archiefwet dat vereist.

Archiefbeheer dat je tijd oplevert

Recordmanagers en proceseigenaars die met Corsa Archiefbeheer werken, merken dat de tijdsbesteding verschuift. In plaats van weken aan administratie gaat het om uren voor het daadwerkelijke beoordelingswerk. Dat is de kern van wat een geautomatiseerd archiefbeheerproces oplevert: niet alleen minder werk, maar werk dat er ook toe doet.

En misschien nog belangrijker: je kunt altijd aantonen dat je zorgvuldig hebt gehandeld. Voor de auditor. Maar ook voor het vertrouwen van je inwoners.

Archiefbeheer als onderdeel van de Corsa Workspace

Corsa Archiefbeheer is één van de componenten binnen de Corsa Workspace — het modulaire informatieplatform waarmee overheidsorganisaties werken volgens de grondbeginselen van Common Ground. Dat betekent dat je Archiefbeheer kunt inzetten als losstaand component, maar ook kunt combineren met andere Workspace-componenten zoals Zaakbehandeling, Datakwaliteit of Zoek&Vind. Jij bepaalt wat je gebruikt en wanneer.

Wil je zien hoe een digitaal vernietigingsproces er in de praktijk uitziet? Plan een demo en we laten het je zien.