Registreren kost tijd. Slechte registraties kosten meer.
In veel organisaties is registreren een terugkerend knelpunt. Medewerkers slaan documenten op zonder betekenisvolle titel. Ze vullen metadata niet of onvolledig in. Dossiervorming loopt achter. Het resultaat: informatie die niemand terugvindt, dossiers die onvolledig blijven en een informatiehuishouding die niet op orde is.
Dat is geen kwestie van onwil. Registreren vraagt structuur, tijd en aandacht — en dat ontbreekt nu eenmaal in een drukke werkomgeving. Medewerkers die niet dagelijks registreren, missen de routines en kennis om het consistent goed te doen.
De meest voorkomende problemen zijn herkenbaar voor iedereen die met informatiebeheer werkt. Medewerkers nemen bestandsnamen ongewijzigd over. Een document heet dan “besluit versie 3 DEFINITIEF” of “scan0047” — zonder enige aanduiding van de inhoud. Bovendien laten ze documentonderwerpen weg of houden ze te algemeen. Dossiertitels worden niet aangevuld of inconsistent gebruikt. Daarnaast slaan medewerkers metadata-velden over omdat ze niet weten wat ze moeten invullen, en nemen ze behandelinformatie en dossiervorming niet mee bij het registreren.
Het gevolg raakt niet alleen het terugvinden van informatie — het raakt ook interne kwaliteitseisen en de compliance met de Archiefwet.
Hoe de Corsa AI Assistent dit aanpakt
Corsa ontwikkelde de AI Assistent om dit registratieprobleem structureel te verminderen. De werking is direct: een medewerker sleept één of meerdere documenten naar de assistent. Daarna neemt AI het over.
De assistent herkent de inhoud van het document en bepaalt automatisch de relevante metadata. Denk aan het documentonderwerp, de dossierkoppeling, de behandelaar en andere vereiste velden. Vervolgens maakt de assistent de registratie automatisch aan in Corsa — inclusief de documenten, de metadata en de dossiervorming.
Handmatige invoer is niet nodig. De medewerker hoeft daardoor geen keuzes te maken over velden of structuren — de AI doet dat op basis van de documentinhoud.
Wat levert dit op?
De directe opbrengst is minder handmatig werk bij het registreren. De bredere opbrengst is echter belangrijker: de kwaliteit van metadata blijft gewaarborgd, ongeacht wie registreert of hoe vaak diegene dat doet. Registraties zijn consistent, dossiers zijn compleet en de informatiehuishouding sluit aan op de eisen van de Archiefwet.
Informatiebeheerders besteden daardoor minder tijd aan het corrigeren van registraties achteraf. Procesmedewerkers ervaren registreren bovendien niet langer als drempel.
Doorontwikkeling met klanten en beschikbaarheid
We zetten de laatste ‘puntjes op de i’ met vijf van onze klanten. Deze afstemming verfijnt Corsa AI Assistent in functionaliteiten op basis van praktijksituaties bij klanten. Deze afstemming loopt tot de zomer van 2026.
De AI Assistent in de Corsa Workspace: Gemeente Schiedam is enthousiast
De Corsa AI Assistent is onderdeel van de Corsa Workspace.
“Wat direct opvalt aan de Corsa Workspace is hoe alles samenkomt. De soepele integraties in het platform maken samenwerken een stuk eenvoudiger. We gaan aan de slag met de Corsa AI Assistent om onder andere handmatig werk bij terugkerende handelingen terug te dringen, zodat die tijd beter in te zetten is. Met de Corsa Workspace heeft Corsa een goede visie te pakken.” – Gemeente Schiedam
Het voordeel van de Corsa Workspace is dat publieke organisaties die géén Corsa gebruiken, óók gebruik kunnen maken van de apps in de Workspace. Bron overstijgend je datakwaliteit bijhouden? Bron overstijgend grip op je archief houden? Het kan allemaal dankzij écht implementatie van de Common Ground-visie. Gebruik één app, gebruik twee apps, gebruik alle apps. Jij kiest: Geen groot systeem meer – maar kleine laagdrempelige blokjes die je zelf kunt kiezen en toepassen, ongeacht welke systemen je in huis hebt.
Wil je ook aan de slag met de Corsa AI assistent en de Corsa Workspace? Plan een demo of neem contact op met je accountmanager.
