Op 1 januari 2027 treedt de Archiefwet 2026 in werking. Staan bij jouw organisatie alle lichten op groen? Loop deze checklist voor de nieuwe Archiefwet langs: vijf punten. Elk punt waarop je niet volmondig “ja” zegt, staat op oranje.
Je weet wat de archiefwet 2026 vraagt
🚦Het stoplicht gaat op groen als je deze vier veranderingen kunt uitleggen aan je bestuur:
- Blijvend te bewaren informatie gaat 10 jaar na opmaak of ontvangst naar een archiefdienst, niet meer na 20 jaar. Die termijn geldt voor documenten die vanaf 1 januari 2027 ontstaan of binnenkomen. Voor oudere documenten blijft 20 jaar gelden;
- Informatie wordt vanaf het ontstaan beheerd en niet meer achteraf geordend. Archiefeisen horen vanaf de start in systemen en processen;
- Selectie gebeurt op basis van actuele selectiebesluiten. Je legt vast welk besluit en welke categorie je toepast;
- Je moet kunnen aantonen hoe je informatie beheert. Het toezicht wordt strenger, met een meldplicht en de mogelijkheid van een boete.
Elke document heeft een bewaartermijn
Eén groen licht krijg je als elk zaak- en dossiertype in Corsa per resultaattype een selectiecategorie en bewaartermijn heeft, die de documenten in de zaak of het dossier overnemen. Ook documenten die buiten een zaak of dossier worden vastgelegd, hebben een bewaartermijn, en de metadata is volledig. Informatie zonder bewaartermijn komt in toezichtsverslagen van gemeenten regelmatig terug als knelpunt.
Vernietiging loopt, ook buiten Corsa
Nog een groen licht krijg je als vernietiging in beeld is en volgens planning loopt, in Corsa én in je zaaksysteem en vakapplicaties. Vaak is vernietiging alleen in het centrale systeem geregeld. Wat elders staat, is niet altijd in beeld, en daar loopt ongemerkt een achterstand op.
Je bent klaar voor overbrenging na 10 jaar
Als je weet welke informatie binnen 10 jaar over moet, en hoe die van Corsa naar het e-depot komt, gaat dit stoplicht ook op groen. De termijn halveert, dus die vraag komt tien jaar eerder dan onder de oude wet.
Je kunt het aantonen
Het laatste stoplicht springt op groen als:
- je werkt met actuele selectiebesluiten en afwijkingen onderbouwt en vastlegt;
- vernietiging volgens een vaste procedure verloopt en met een verklaring van vernietiging wordt verantwoord;
- verantwoordelijkheden belegd zijn;
- je bestuur weet hoe het informatiebeheer ervoor staat.
Informatiebeheer is en blijft een bestuurlijke verantwoordelijkheid. De nieuwe wet maakt dat explicieter, onder meer met de verplichte aanwijzing van een archivaris.
Nog niet alles op groen?
Dan is de Samen op Koers-kennissessie “Archiefwet 2026 en Corsa: klaar voor de nieuwe eisen”, op 5 november, je volgende stap. Ward Heller en Guy Smeets bespreken de belangrijkste veranderingen, waardering, selectie en vernietiging, metadata, duurzame toegankelijkheid en de rol die Corsa kan spelen bij de nieuwe eisen. We nemen niet alleen de organisaties mee in de nieuwe wijzigingen, maar behandelen ook hun ingestuurde vraagstukken. Meld je hier aan voor de training.
