Een nieuwe interface lost weinig op als de onderliggende vensters en zoekvragen nog net zo onoverzichtelijk zijn als daarvoor. Dat besefte gemeente Drimmelen, en dus werd de overstap naar de nieuwe Corsa-interface niet alleen een technisch project, maar ook het moment om jarenlange opbouw van variaties eindelijk aan te pakken.
De kans die twee trajecten samenbracht
Gemeente Drimmelen was al bezig de verscheidenheid aan vensters en zoekvragen in Corsa kritisch te beoordelen en te verminderen. Door de jarenlange opgebouwde hoeveelheid variaties werd Corsa als te complex ervaren. Toen bekend werd dat er een nieuwe interface aankwam, zag Mitch Trommelen, functioneel beheerder bij de gemeente, daarin geen aparte verandering, maar een aanleiding om beide trajecten samen te laten lopen.
“We zagen een kans om onze collega’s beter te ondersteunen binnen de applicatie,” vertelt . “Door de hoeveelheid vensters en zoekvragen was Corsa complexer dan nodig. Dat moest makkelijker. Daarom was het voor ons logisch om er direct mee aan de slag te gaan.”
Bij de start van het traject kreeg gemeente Drimmelen extra ondersteuning van twee consultants, Ward Heller en Marcel van Elmpt. Zij hielpen onder meer met zoekvragen en later met registratievensters. “Marcel heeft ons daarover geadviseerd en op het juiste pad gezet, waarna we het zelf konden oppakken,” aldus Mitch.
Een project met een testgroep
Gemeente Drimmelen benaderde de overstap als project. De projectgroep bestond uit een afvaardiging van het cluster Documentaire Informatievoorziening en collega’s uit andere afdelingen. Samen vormden zij de testgroep.
“In een vroege testfase kwamen bugs naar boven, waaronder een aantal showstoppers, waardoor we de overstap nog niet wilden inplannen,” aldus Mitch. “Het development team van Corsa kwam toen graag in contact met ons: door onze bevindingen toe te lichten en terugkoppeling te krijgen over de ontwikkeling, kreeg de uitrol momentum. Zo konden we uiteindelijk gefaseerd uitrollen, eerst de testgroep en daarna de organisatie per afdeling.”
Communicatie als sleutel
Omdat Corsa organisatiebreed wordt ingezet, onder andere dankzij Corsa Bestuur en Contract, zette gemeente Drimmelen in op interne communicatie. Aankondigingen op het intranet en korte presentaties lichtten de grootste veranderingen toe, samen met het plan van aanpak en het tijdspad. Verder stond het hele team klaar voor de organisatie, voor vragen.
“Deze aanpak werd goed ontvangen,” zegt Mitch. “Anders dan gedacht, bleek het aantal vragen erg mee te vallen.”
Inmiddels werkt de hele organisatie met de nieuwe interface. De laatste bevinding, een fout in een specifieke workflow-formule, is in de oktober-release van Corsa opgelost. Daarmee is Drimmelen volledig overgestapt. De trainingen voor nieuwe collega’s zijn bijgewerkt en gebruikers wennen goed aan de nieuwe interface.
En dat is meteen waar de vroege opruiming zich uitbetaalt: doordat gemeente Drimmelen niet wachtte tot na de overstap om vensters en zoekvragen te verminderen, voelt de nieuwe interface ook echt overzichtelijker, niet alleen visueel anders.
Wat Drimmelen andere klanten meegeeft
De projectgroep heeft twee concrete adviezen voor organisaties die dezelfde stap overwegen.
- Zet hoofdgebruikers in, verspreid over de organisatie. Als testgroep doen zij ervaring op met bijvoorbeeld de opmaak van vensters en zoekresultaten, en geven ze daar gericht terugkoppeling op.
- Kies voor een gefaseerde overgang. Zo is er nog bij te sturen waar nodig, en voorkom je dat alle gebruikers tegelijkertijd tegen dezelfde zaken aanlopen. Kleine bugs of bevindingen worden bovendien snel opgepakt na het insturen van een ticket, en ook op het gebruikersplatform worden nuttige bevindingen en oplossingen gedeeld.
Volgende stap: dossiervorming en archivering
Gemeente Drimmelen richt de blik nu op Corsa contract en dossiervorming, -overdracht en archivering binnen de verschillende werkprocessen. Een van de ideeën die op tafel ligt: nuttige dossierzoekvragen uitrollen naar het dashboard van alle gebruikers. Dezelfde insteek als bij de overstap zelf: niet alleen het systeem vervangen, maar meteen kijken waar het beter kan. Daarom verdiept gemeente Drimmelen zich ook in de ontwikkelingen rondom Corsa Workspace.
Vragen voor gemeente Drimmelen?
Heb je nog vragen over de aanpak van gemeente Drimmelen? Laat het ons weten: we brengen je graag hierover met hen in contact.
