Op de meeste sessies over de digitale overheid gaat het over de burger, over dienstverlening en over het proces. Terecht, want daar doen we het uiteindelijk voor. Toch ontbreekt er vaak één schakel in dat verhaal: het archief. En juist daar ligt een kans. Want het archief is de plek waar elk dossier uiteindelijk terechtkomt, met een wettelijke plicht om informatie op tijd te vernietigen, op te schonen en over te dragen. Corsa heeft daar een unieke positie: sinds 1985 de vertrouwde basis voor archief- en informatiebeheer – het archief van Nederland – en met de module Corsa Archiefbeheer binnen Corsa Workspace hebben we hier hét antwoord op.

Bij Overheid360 hielden we de markt een vraag voor: stop met de discussie over open versus closed source, en toets waar het echt om gaat. Zijn dataportabiliteit, interoperabiliteit, eigenaarschap en soevereiniteit geborgd? Als die vier fundamenten staan, is de rest een professionele afweging. Dat is de overtuiging. Maar op tactisch niveau tel je geen overtuigingen af; je telt af wat werkt. Wat draait er vandaag bij een organisatie, en lost het een echt probleem op? Daarom pakken we door, naar juist dat onderwerp dat vaak buiten beeld blijft.

Onze bijdrage aan Common Ground

Common Ground beoogt een aantal heldere principes: gegevens bij de bron, communicatie via open standaarden, regie op je eigen data, en een landschap dat is opgebouwd uit componenten in plaats van één systeem dat alles moet zijn. Dat is de visie. De vraag die telt, is hoe je die visie omzet in iets wat vandaag werkt.

Ons antwoord is de Corsa Workspace: een modulair platform waarin elke app een deel van dat Common Ground-beeld invult. Je kiest zelf welke apps je inzet – all-or-some – en voegt ze toe waar ze waarde hebben, zonder je hele landschap te vervangen. Bronoverstijgend, op open standaarden, met jouw organisatie aan het stuur.

En het duidelijkste voorbeeld daarvan hebben we al genoemd: het archief.

Archiefbeheer in de praktijk

Neem het archief. Hier komen alle Common Ground-principes samen, én er rust een wettelijke plicht op die je niet kunt uitstellen: je moet dossiers op tijd vernietigen, opschonen en overdragen. Aantoonbaar, en volgens de Archiefwet.

Zolang je ervan uitgaat dat alle informatie op één plek staat, lijkt archiveren eenvoudig. Maar dossiers staan verspreid over allerlei bronnen, en alles wat buiten dat ene systeem valt, blijft buiten beeld. En elke bron die je wél meeneemt, vraagt om eigen beheer: op elke plek opnieuw bewaartermijnen bewaken, vernietigen en overdragen. In de praktijk gebeurt dat lang niet overal. Het kost veel tijd, het is foutgevoelig, en het schuurt met een wettelijke plicht waar je aantoonbaar aan moet voldoen.

Wij lossen dat anders op. Binnen Corsa Workspace bieden we met Corsa Archiefbeheer één centraal proces voor het vernietigen, opschonen en overdragen van informatie, over ál je bronnen. En dat gebeurt in de bron zelf: waar vernietigd moet worden, wordt daadwerkelijk in die bron vernietigd, niet alleen in een kopie of een index. Dat proces staat los van waar de dossiers zijn ontstaan of worden bewaard. Het is bronoverstijgend, en je zet het stand-alone in, naast je bestaande landschap, zonder dat je eerst je hele informatiehuishouding hoeft te vervangen. Geen groot migratieproject vooraf, geen verplicht totaalpakket, maar één werkend proces dat je vandaag toevoegt.

ZGW is niet de enige open standaard

Bronoverstijgend werken kan, zolang de communicatie via open standaarden verloopt. En daar zit een nuance die vaak wordt overgeslagen: open standaarden is niet één ding.

Binnen Common Ground gaat het gesprek vrijwel altijd over de ZGW-API’s. Terecht, het is een sterke, open standaard. Maar het is niet de hele overheid. Een groot deel van de organisaties en systemen praat vandaag nog geen ZGW. Veel gemeentelijke systemen wisselen gegevens uit via StUF. Documentmanagementsystemen ontsluiten hun content via CMIS. Voor het overdragen van overheidsinformatie naar een archiefdienst is MDTO de standaard. En een groot deel van alle informatie staat simpelweg op het Microsoft-platform, in SharePoint en Microsoft 365. Veel van die systemen en platformen gaan ook nooit ZGW spreken. Dat is geen kwestie van tijd, maar een gegeven. Bouw je je archiefbeheer alleen op ZGW, dan blijft al die informatie buiten je archiefproces.

Daarom houden wij in alles wat we ontwikkelen rekening met het hele informatielandschap, en niet alleen met het deel dat ZGW spreekt. Corsa Archiefbeheer laat dat zien: het sluit aan op elke bron via het koppelvlak dat die bron biedt. De ZGW-API’s, maar net zo goed ZSDMS, REST-API’s of webservices, en het Microsoft-platform waar veel informatie feitelijk leeft. De informatie blijft daarbij staan waar ze staat: we verplaatsen of kopiëren niets, maar beheren op de bron zelf. Geheel in lijn met Common Ground. Zo krijgt interoperabiliteit zijn echte betekenis: niet “spreek jij toevallig ZGW”, maar “ik kan met jouw bron communiceren, welke standaard of koppelvlak die daar ook gebruikt”. Dát is bronoverstijgend werken in de praktijk.

Van principe naar praktijk

Corsa Archiefbeheer laat zien wat er gebeurt als je Common Ground niet als belofte behandelt, maar als iets wat je vandaag inricht. Je dossiers kunnen mee, je werkt over ál je bronnen, binnen en buiten de ZGW-wereld. Je houdt regie op je eigen data, en je voldoet aantoonbaar aan de Archiefwet.

Maar Corsa Archiefbeheer staat niet alleen. Dezelfde aanpak zit onder elke app in de Corsa Workspace. Zo brengt Corsa Datakwaliteit de kwaliteit van je informatie in beeld, over ál je bronnen. Zodat je weet welke gegevens niet voldoen en daar gericht op kunt bijsturen. Stuk voor stuk vertalen de apps hetzelfde principe naar de praktijk: bronoverstijgend, op open standaarden, met jou aan het stuur.

Geen visie, geen groeipad, maar praktijk.

Wil je zien hoe dit werkt? En benieuwd welke bijdragen daarna volgen? Kom langs bij De Toekomstgerichte Overheid 2026. In mijn korte presentatie laat ik zien hoe je archiefbeheer bronoverstijgend organiseert, en hoe Common Ground bij ons stap voor stap concreet wordt.