Veertig jaar geleden begon het met een eenvoudige vraag: hoe zorg je dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is? Die vraag is niet veranderd. Wat wel veranderd is, is de complexiteit van het antwoord. Informatie groeit sneller dan ooit, staat verspreid over meer systemen dan ooit en moet voldoen aan meer wet- en regelgeving dan ooit.

Dat is precies wat mij drijft als product owner. Niet de technologie op zich – maar wat er gebeurt als informatie wél op orde is. Als een medewerker in één keer het juiste dossier vindt. Als een Woo-verzoek geen weken kost maar dagen. Als een audit geen stress oplevert maar gewoon klopt. Corsa DMS/RMA is gebouwd voor dat resultaat.

Het archief van Nederland

Veel organisaties merken dat het lastig is om grip te houden op informatie die verspreid staat over systemen met elk hun eigen manier van registreren. Audits lopen uit op zoektochten, verantwoording kost onnodig veel tijd en historische informatie is moeilijk terug te vinden.

Wat ik in de praktijk zie: archivarissen die weten wat er mis is, maar niet de middelen hebben om het structureel op te lossen. Corsa DMS/RMA is het antwoord op precies dat. Het is het centrale archiefsysteem waar informatie duurzaam wordt vastgelegd: archiefbeheer, auditing, documentbeheer en duurzame archiefcreatie volledig geïntegreerd in één platform. Het platform is onder andere ISO 16175 gecertificeerd, de internationale standaard voor betrouwbaar informatiebeheer, en die certificering zit ingebakken in hoe het platform werkt, niet als keurmerk aan de buitenkant.

Dat betekent dat informatie duurzaam toegankelijk is, veilig wordt beheerd en altijd betrouwbaar terug te vinden is. Organisaties die met Corsa DMS/RMA werken, voorkomen risico’s, werken efficiënter en leggen met vertrouwen verantwoording af. Veertig jaar aantoonbare praktijkervaring bij gemeenten, ZBO’s en andere publieke organisaties maakt dat geen belofte – maar een gegeven.

Alles voor de basis: Woo, Archiefwet, Teams en meer

Voldoen aan de Woo, de Archiefwet of de AVG vraagt meer dan een goed archief. Het vraagt om processen die herhaalbaar zijn, traceerbaar en aantoonbaar correct uitgevoerd. Zonder die processen kost een Woo-verzoek weken en is een archiefinspectie een bron van stress. Dat kán anders.

Corsa DMS/RMA modules die organisaties door die compliance-verplichtingen begeleiden. Voor de Woo betekent dat bijvoorbeeld een gestructureerd proces van verzoek tot publicatie, met alle stappen vastgelegd. Voor de Archiefwet betekent dat vernietiging en overdracht via een gecontroleerd en gedocumenteerd proces, niet via een Excel-lijst. Corsa Connect Teams haalt Microsoft Teams-bestanden automatisch op en legt die gestructureerd vast in het archief, voorzien van de juiste metadata en zonder handmatige tussenkomst. Maar het bevat ook een workflow builder, een Bestuur-module, een finance module, en meer.

Het verschil merk je bij een audit. Niet meer reconstrueren wat er is gebeurd en door wie alles staat gedocumenteerd, precies zoals de wet dat vereist. Organisaties die hiermee werken, beantwoorden Woo-verzoeken zonder weken administratie en kunnen altijd aantonen dat vernietiging zorgvuldig en traceerbaar is verlopen. Compliance wordt daarmee geen uitzonderingssituatie, maar een onderdeel van de dagelijkse werkwijze.

Onderdeel van de Corsa Workspace

Corsa DMS/RMA is onderdeel van de Corsa Workspace – het modulaire informatieplatform dat bronoverstijgend archiveert vanuit alle bronnen die een organisatie gebruikt. Via open standaarden haalt de Workspace informatie op uit zaaksystemen, SharePoint, iBurgerzaken en andere bronnen, en legt die gestructureerd vast in Corsa DMS/RMA. Zo ontstaat één centrale archiefomgeving waar alle dossiers centraal worden ontsloten, veilig opgeslagen en voorzien van slimme metadata.

De Workspace is modulair: je kiest welke apps je afneemt en combineert. Corsa DMS/RMA is daar één van – te gebruiken als zelfstandig archiefsysteem, of als onderdeel van een breder informatielandschap. Jij bepaalt wat je gebruikt en wanneer. Eén, twee, allemaal? All-or-some. Jij kiest.

Wil je zien hoe Corsa DMS/RMA werkt in jouw organisatie? Plan een demo en we laten het je zien.